Diễn Đàn SEO - vnseo.edu.vn - Nhắc đến tổng đài ảo thì bất cứ người dùng nào cũng không hiểu được ý nghĩa thực sự của nó, việc lắp tổng đài ảo có khác gì so với tổng đài thông thường. Qua bài viết này bạn sẽ biết được những lợi ích không ngờ khi lắp tổng đài ảo cho doanh nghiệp! 1. Tổng đài ảo là gì? Tổng đài ảo khi mới xuất hiện tại Việt Nam, tính đến thời điểm hiện tại, vẫn còn gặp phải khó khăn từ sự nhận thức bản chất của khách hàng. Khi mà khách hàng đã quá quen thuộc với các hệ thống tổng đài truyền thống sử dụng đường truyền có dây thì chưa chắc sự tiện ích của công nghệ không dây đã thắng thế. Vậy tổng đài ảo thực hư là thế nào? Đơn giản thôi, tổng đài ảo là một tổng đài điện thoại được sử dụng bằng mạng ảo, các bạn sử dụng qua kết nối Internet, 3G/4G. Lắp tổng đài ảo hỗ trợ tất cả đầu số kết nối như tổng đài 1900, tổng đài 1800, đầu số cố định Voip, tổng đài truyền thống analog cho doanh nghiệp. 2. Dịch vụ lắp tổng đài ảo là gì? Thực trạng hiện nay, chi phí sử dụng tổng đài truyền thống là khá đắt và phải thủ công lắp đặt cũng như khó khăn trong việc phân luồng khách hàng cho nhân viên SALE hay Marketing. Hiểu được nỗi đau ấy, cũng như mong muốn cải thiện thực trạng hiện tại, dịch vụ lắp tổng đài ảo ra đời nhằm giải quyết bài toán khó này, giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phi khá lớn cho việc trang bị hệ thống tổng đài điện thoại, đảm bảo chất lượng cuộc gọi với chi phí thấp nhất, sử dụng trên nền tảng mạng Internet có sẵn tiện lợi. Vậy dịch vụ lắp tổng đài ảo là gì? Dịch vụ được hiểu là dịch vụ điện thoại sử dụng trên nền tảng IP hiện đại, dịch vụ được lắp đặt rất dễ, chỉ cần trang bị một trong các thứ sau: điện thoại IP// Cài app SoftPhone trên điện thoại hoặc tận dụng điện thoại Analog có sẵn và kết nối đến thiết bị VoIP Gateway là có thể sử dụng được dịch vụ ngay lập tức. Việc khách hàng chưa hiểu rõ được sự tiện ích của công nghệ tổng đài ảo so với công nghệ đã có từ trước cũng khiến cho họ tỏ ra e ngại hơn khi lựa chọn sử dụng. Tuy nhiên, khi đã thực sự được cung cấp đầy đủ những thông tin hữu ích và cần thiết về tổng đài ảo, chắc chắn khách hàng sẽ không ngần ngại khi lựa chọn công nghệ mới hiện đại này. 3. Doanh nghiệp nào phù hợp nhất và được gì khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo? Bất cứ doanh nghiệp B2B nào đều có thể sử dụng và lắp đặt dịch vụ tổng đài ảo này nhưng sẽ phù hợp với ngành hàng Y tế, Giáo Dục, Bất Động Sản, Nha Khoa, Công Nghệ,… Khi lắp tổng đài ảo sẽ không cần duy trì nhân sự và người quản lý hệ thống tổng đài. Tất cả các việc quản lý, cấu hình đều được thông qua mạng internet, sử dụng mạng nội bộ có sẵn trong doanh nghiệp, tránh thất thoát thông tin. Đây có thể xem là giải pháp tuyệt vời nhất đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc không cố định, tiết kiệm chi phí quản lý nhân sự, chi phí bảo dưỡng bảo trì hệ thống. 4. Lắp tổng đài ảo có những chức năng gì? Tổng cộng sẽ có 10 tiện ích khi lắp tổng đài ảo cho doanh nghiệp: Gọi miễn phítrong nội bộ Ghi âm cuộc gọi Nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc Định tuyến cuộc gọi Phân chia khách hàng cho nhân viên SALE SMS Marketing CSKH Sử dụng hoàn toàn trên Internet Tích hợp E-Voice gọi tự động Kết nối API với nhiều nền tảng CRM tổng đài thu nhỏ. 5. Ưu điểm và nhược điểm khi lắp tổng đài ảo là gì? Nói đến ưu điểm thì phải bàn đến nhược điểm khi lắp tổng đài ảo: – Ưu điểm: Chi phí cước gọi thấp Khách hàng không cần đầu tư thiết bị tổng đài, chỉ cần đầu tư thiết bị đầu cuối (điện thoại, máy tính,…) Khách hàng không cần đầu tư phòng ốc, các thiết bị phòng chống cháy nổ, hút ẩm. Khách hàng không cần bảo trì, bảo hành, không lo các sự cố hỏng hóc thiết bị. Thời gian triển khai cực nhanh, đáp ứng yêu cầu trong vòng 1-2 ngày. Máy chủ và thiết bị tổng đài được đặt tại DC chuyên dụng, có các hệ thống điều hoà, hút ẩm, phòng cháy chữa cháy chuyên dụng. Các kịch bản về thoại, và các chức năng mới nếu cần thay đổi sẽ diễn ra nhanh chóng trong vòng 24 giờ. Khách hàng không cần đâu tư nhân sự quản trị hệ thống tổng đài, không cần thuê dịch vụ thực hiện quản trị và thay đổi trong trường hợp cần thiết – Nhược điểm: Tài nguyên được nhà cung cấp tối ưu, có thể chia sẻ cho nhiều khách hàng cùng một lúc. Tài sản không được đặt tại trụ sở công ty, không sờ thấy, nhìn thấy hay đo đếm được. Dữ liệu lưu trữ tại địa điểm ngoài văn phòng gây ra tâm lý không an toàn cho người quản lý dữ liệu. 6. Nên chọn tổng đài IP hay dịch vụ tổng đài ảo? Qua nhiều cuộc khảo sát, khách hàng luôn phân vân giữa 2 lựa chọn là nên chọn tổng đài IP hay lắp tổng đài ảo cho doanh nghiệp. Mong muốn của khách hàng luôn có nhu cầu riêng của họ như tiết kiệm chi phí, tiếp cận khách hàng nhanh chóng tăng hiệu quả công việc, dễ dàng mở rộng được mạng lưới khách hàng và đáp ứng được nhu cầu khách hàng 24/7. Bên cạnh đó, tổng đài có thể sử dụng nội bộ với tổ chức,đối tác bên ngoài,.. Để làm được như vậy doanh nghiệp cần trang bị một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp. Tổng đài điện thoại IP ( Internet Protocol Private Branch eXchange, viết tắt là IP PBX hay IPBX) là một mạng điện thoại riêng dùng giao thức Internet (Internet protocol) để thực hiện các cuộc gọi điện thoại ra bên ngoài, thường áp dụng trong phạm vi một công ty, nhà hàng, hay bệnh viện. Dữ liệu giọng nói được truyền bằng các gói dữ liệu qua Internet thay vì mạng điện thoại thông thường. Với những tính năng nổi bật của tổng đài IP như Dễ cài đặt và thiết lập cấu hình Sử dụng mạng Internet, mạng LAN,… Dễ dàng mở rộng mà không cần nâng cấp phần cứng Chuyển tiếp vùng dễ dàng. Không bị giới hạn số lượng máy điện thoại do dùng điện thoại IP (SIP) Bạn có thể quản lý chi tiết cuộc gọi của từng cá nhân thông qua đó tính toán chi phí hoặc bạn có thể nghe lại ghi âm cuộc gọi của bất kỳ nhân viên nào của mình thông qua phần mềm và dữ liệu được lưu trữ trực tiếp từ tổng đài nội bộ ra. Tuy nhiên các giải pháp đầu tư và mua sắm thiết bị đến giai đoạn hiện tại vẫn mang lại cho người dùng một số vấn đề lo ngại về sự ổn định, vận hành, khắc phục sự cố, mở rộng… chính vì điều đó hiện tại phương án đầu tư, xây dựng hệ thống tổng đài IP đang được nhiều doanh nghiệp cân nhắc. Và, dịch vụ tổng đài ảo Cloud PBX sẽ giúp bạn. 7. Lắp tổng đài ảo gặp sự cố tín hiệu có phải do lỗi hệ thống máy chủ? Lỗi hệ thống máy chủ là một trong những nguyên nhân gây ra sự cố tín hiệu. Tuy nhiên khác với hệ thống tổng đài Analog truyền thống được vận hành dựa vào tốc độ đường truyền của đường dây điện thoại, còn tổng đài ảo lại vận hành dựa trên kết nối của mạng nội bộ internet. Băng thông, tốc độ đường truyền của mạng internet có một vai trò cực quan trọng và có thể nói là quyết định đối với tín hiệu của điện thoại. Do đó, khi mới chuyển dịch vụ từ tổng đài Analog sang lắp tổng đài ảo, nếu bạn thấy có sự cố tín hiệu phát sinh, đừng vội xác định ngay lỗi đó là do hệ thống máy chủ có vấn đề, bởi lý do chủ yếu là thuộc về tốc độ đường truyền internet của doanh nghiệp. Như khi số máy nhánh của dịch vụ tổng đài tăng lên thì nhu cầu dùng internet cũng sẽ tăng lên, có thể là gấp đôi, gấp ba nhu cầu thông thường, băng thông không đủ thì tốc độ đường truyền sẽ bị phân tán và dẫn đến tình trạng tín hiệu kém. Khi tín hiệu không ổn định, các doanh nghiệp nên nâng cấp băng thông, tốc độ đường truyền để tổng đài của mình vận hành êm ái, không bị lỗi tín hiệu nữa nhé. Như vậy bạn đã có cái nhìn tổng quan về dịch vụ lắp tổng đài ảo cho doanh nghiệp rồi. Vì nhu cầu công nghiệp hóa 4.0 nên hiện nay có rất nhiều bên dịch vụ triển khai kinh doanh mô hình này bạn có thể thay đổi mô hình điện thoại truyền thống analog để tối ưu về chi phí và doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công!
