Diễn Đàn SEO - vnseo.edu.vn - Một nhiệm vụ được giao trong quá trình làm việc luôn đi kèm với thời hạn hoàn thành (deadline) và mọi người được yêu cầu cần phải tuân theo thời hạn này để đảm bảo không ảnh hưởng đến diễn tiến chung của một dự án. Vậy tuân theo thời hạn hay còn gọi là đúng deadline là như thế nào, câu hỏi tưởng chừng đơn giản nhưng vẫn có rất nhiều người đã không thực hiện đúng. Hãy thử cùng CareerBuilder.vn xem xét vấn đề này theo một số khía cạnh dưới đây bạn nhé! Một công việc được giao luôn kèm theo deadline (Nguồn: Internet) Deadline là gì? Hiểu Deadline như thế nào cho đúng? Deadline là sự kết hợp của 2 từ “dead” (có nghĩa là chết, ngừng hoạt động,...) và “line” (có nghĩa là đường thẳng, giới hạn, ranh giới,...). Từ đó, chúng ta có từ “deadline” với nghĩa tiếng Việt là: thời hạn cuối cùng, hạn chót, thời hạn phải hoàn thành công việc, thời gian kết thúc. Mục đích của deadline là để người làm có động lực thúc đẩy làm việc, cũng như có định hướng thời gian làm việc thích hợp, đảm bảo tiến độ của công việc nhằm mang lại hiệu quả tối ưu. Ngoài ra, tại Mỹ, từ deadline còn có nghĩa là đường sinh tử khi được sử dụng trong bối cảnh nhà tù. Đường sinh tử là giới hạn của nhà tù, tù nhân sẽ bị bắn ngay tại chỗ nếu bước ra ngoài. Deadline có nghĩa là thời hạn kết thúc công việc được giao (Nguồn: Internet) Chạy deadline là gì? Chạy deadline là thuật ngữ để chỉ hành động gấp rút, cố gắng hoàn thành công việc được giao trước thời hạn do cấp trên đã đề ra. Chẳng hạn, bạn được yêu cầu phải hoàn thành bản báo cáo trước 17h, nhưng vì một lý do nào đó, đến 15h cùng ngày bạn mới có thể bắt đầu làm. Trong tình huống này, bạn sẽ làm việc với tốc độ nhanh để kịp tiến độ của công việc cũng như kịp thời hạn mà cấp trên yêu cầu. Chạy deadline là hành động gấp rút để hoàn thành công việc được giao (Nguồn: Internet) Trong công việc, mục đích của Deadline là gì? 1. Mang đến hiệu quả cho công việc Với công việc, mỗi người đều có những cách hay những phương pháp thực hiện hiện khác nhau. Do đó, tiến độ và hiệu suất làm việc của từng người cũng sẽ có sự khác biệt. Trong công việc được giao, có những người sẽ tự quản lý thời hạn hoàn thành cho riêng mình, nhưng đồng thời cũng có những người có xu hướng làm theo thời hạn đã được định sẵn. Vì thế, người quản lý nên giao công việc kèm theo deadline cho nhân viên để đảm bảo tiến độ cũng như có thể đạt hiệu quả tốt hơn. Bên cạnh những mục đích trên, việc đặt ra deadline còn giúp cho ban quản lý có thể dựa vào năng lực làm việc của cấp dưới mà phân chia công việc cho phù hợp, qua đó góp phần tăng hiệu suất công việc. 2. Tập trung hơn để thực hiện mục tiêu Đây là một trong những mục tiêu quan trọng của deadline. Bởi thời gian làm việc có sự phụ thuộc vào deadline, vì thế người làm cần có kế hoạch sắp xếp, ưu tiên thứ tự công việc theo mức độ quan trọng giảm dần để đảm bảo tiến độ công việc được diễn ra theo đúng kế hoạch để có thể đuổi kẻ thù công việc đi. Với các mục tiêu công việc đã được đề ra, bạn sẽ dành sự tập trung nhiều hơn vào nhiệm vụ được giao và giảm bớt sự quan tâm đến những tác động bên ngoài. Với deadline, người làm sẽ tập trung vào mục tiêu hơn (Nguồn: Internet) 3. Sai lầm trong công việc có thể được phát hiện sớm Khi hoàn thành công việc đúng thời hạn, bạn hoàn toàn có thời gian để kiểm tra lại những việc bạn đã làm. Khi ấy, bạn có thể phát hiện ra những sơ suất không đáng có để chỉnh sửa kịp thời mà không phải “luốn cuốn” khi bàn giao xong công việc, bạn mới nhận ra lỗi sai. Rơi vào tình huống này, bạn sẽ mất thời gian để chỉnh sửa thay vì làm công việc mới và khả năng cao bạn sẽ bị cấp trên khiển trách. Do đó, hoàn thành công việc sớm có thể giúp cho những sai lầm trong công việc có thể được phát hiện và chỉnh sửa kịp thời là vô cùng hữu ích. 4. Dễ dàng chấp nhận thất bại nhỏ Hoàn thành công việc được giao với hiệu quả tốt, được đánh giá cao là điều ai cũng đều mong muốn. Tuy nhiên, bạn sẽ không tránh khỏi những khó khăn, cản trở đến tiến độ và hiệu suất của công việc mà bạn đang trong quá trình thực hiện. Nhưng khi nỗ lực làm theo đúng deadline, bạn sẽ có thể đáp ứng yêu cầu của cấp trên một cách năng suất hơn. Qua đó, bạn có thể điều chỉnh hay cải thiện cách thức làm việc liên tục để tối ưu kết quả mang lại, những thất bại nhỏ đó sẽ là bài học quý báu hỗ trợ bạn trong những dự án lớn hơn. Deadline giúp người làm điều chỉnh tiến trình thực hiện phù hợp hơn (Nguồn: Internet) 5. Có thể dễ dàng đánh giá hiệu suất làm việc Khi mọi công việc bạn làm đều có deadline rõ ràng, bạn sẽ dần có thói quan hoàn thành công việc đúng hạn, dẫn đến hiệu suất công việc cũng được cải thiện rõ rệt. Bên cạnh đó, để đánh giá hiệu suất công việc, thì khả năng hoàn thành sớm công việc là một trong những thước đo chuẩn xác. Nhờ vậy, bạn có thể dễ dàng đánh giá được năng lực của bản thân sau một quá trình làm việc, không ngừng phát huy những ưu điểm, và nỗ lực khắc phục những hạn chế trong công việc của mình. 6. Là bệ phóng giúp cho sự nghiệp thành công Với những mục đích kể trên, khả năng hoàn thành công việc đúng deadline còn giúp cho hiệu suất làm việc của bạn cùng đội/nhóm được tăng lên. Hơn thế, bạn sẽ có thể nhận được sự đánh giá, công nhận tích cực từ cấp trên hay đồng nghiệp khi luôn hoàn thành công việc đúng thời hạn. Nhờ đó, uy tín của bạn được nâng cao, tạo bệ phóng vững chắc cho con đường sự nghiệp rộng mở của mình trong tương lai. Phân biệt deadline và dateline Trên thực tế, còn rất nhiều người vẫn bị nhầm lẫn giữa hai khái niệm deadline và dateline. Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc hai từ này có phát âm gần như tương tự nhau. Cả hai từ này đều mang ý nghĩa chỉ về thời gian nhưng thật sự nghĩa của chúng lại trái ngược nhau. Như phần trình bày phía trên, deadline được hiểu là thời hạn để bạn hoàn thành một công việc được giao, còn dateline mang ý nghĩa chỉ mốc thời gian để một sự việc gì đó xảy ra. Ngoài ra, dateline còn được sử dụng nhiều trong các loại thông báo, báo cáo của doanh nghiệp để giúp mọi người theo dõi được sự kiện sắp tới sẽ diễn ra, tránh trường hợp bỏ sót thông tin. Bên cạnh đó, deadline sẽ góp phần thúc đẩy mọi người làm việc năng suất hơn cho bất kỳ dự án nào. Deadline và Dateline đều chỉ về thời gian nhưng nghĩa của chúng lại trái ngược nhau (Nguồn: Internet) Ứng dụng deadline và dateline trong công việc Vai trò của dateline Trong công việc, mốc thời gian là yếu tố rất quan trọng. Bạn có thể dễ dàng nhận thấy, trong những văn bản nội bộ của doanh nghiệp như thông báo, lịch làm việc, báo cáo,... thường xuyên xuất hiện mốc thời gian. Ngoài ra, thông tin của khách hàng còn chứa mốc thời gian, chẳng hạn lịch sử dụng dịch vụ, thời gian check-in/check-out,... Do đó, những doanh nghiệp đang hoạt động trên lĩnh vực nhà hàng, khách sạn cần nắm chắc và đầy đủ những thông tin dateline để điều phối nhân viên thực hiện quy trình phục vụ chuyên nghiệp hơn. Trong công việc, mốc thời gian là yếu tố rất quan trọng (Nguồn: Internet) Deadline được giao ở đâu thì chính xác? Thông thường sau một cuộc họp, để thống nhất thời gian mà các bên có thể chuẩn bị cho bước tiếp theo, deadline sẽ được đưa ra cụ thể cho từng người hoặc từng bộ phận. Tuy nhiên, việc chỉ đưa ra thời hạn trong quá trình họp là chưa đủ mà cần được xác nhận cụ thể và rõ ràng thông qua báo cáo cuộc họp (meeting minutes) hoặc qua email đến tất cả người tham dự. Deadline cần được thiết lập cụ thể theo từng nhiệm vụ, ai là người chịu trách nhiệm chính và có thời gian chính xác, ví dụ như trước 12 giờ trưa ngày ... tháng ... năm ... hoặc trước 5 giờ chiều ngày ... tháng ... năm, càng chi tiết càng dễ kiểm soát và quản lý. Deadline cần được thiết lập cụ thể theo từng nhiệm vụ (Nguồn: Internet) Vậy như thế nào thì được gọi là đúng deadline? Nhịp sống công sở bận rộn và guồng quay công việc hối hả dễ cuốn bạn vào nhiều nhiệm vụ và dự án khác nhau. Do đó, rất nhiều người thường hay bị rơi vào tình trạng "nước đến chân mới nhảy" và kết quả là chỉ kịp gửi báo cáo công việc ngay vào ngày thời hạn được giao nhưng thường muộn hơn giờ quy định. Mặc dù có thể điều này không gây ra ảnh hưởng quá nghiêm trọng nhưng để lại ấn tượng xấu về cách bạn sắp xếp thời gian cho công việc. Nó dễ khiến người khác nghĩ rằng bạn không thật sự để tâm vào nhiệm vụ được giao và chỉ cố hoàn tất cho xong để xử lý khủng hoảng deadline chứ không dám chắc về chất lượng hoàn thành. Vì vậy, trong các trường hợp quản lý nghiêm khắc, đôi khi deadline còn được in đậm hoặc thêm vào những từ như "sharp" nhằm nhấn mạnh việc bạn cần phải tuân thủ thời hạn không chỉ đúng ngày mà còn phải đúng giờ. Ví dụ như 5pm (sharp) nghĩa là bạn cần hoàn thành muộn nhất vào đúng 5 giờ chiều. Hãy hoàn thành công việc càng sớm hơn deadline càng tốt (Nguồn: Internet) Một rắc rối nghe có vẻ nhỏ mà không hề nhỏ là thời gian trên máy của bạn có thể được thiết lập sớm hoặc chậm hơn của người khác, vì vậy nếu bạn tranh thủ đến tận phút cuối cùng mới gửi báo cáo thì khả năng deadline của bạn vẫn bị chệch đi một chút và bạn chẳng thể đổ lỗi ngớ ngẩn cho cái đồng hồ mình sở hữu. Do đó, để tránh việc chậm trễ, tốt nhất bạn hãy dành cho mỗi nhiệm vụ được giao một khoảng thời gian dôi ra nhất định, càng sớm hơn deadline càng tốt và điều này cũng giúp bạn ghi điểm nhiều hơn trong công việc của mình. Vậy làm cách nào để hoàn thành mọi thứ luôn đúng deadline? Một trong những lý do khiến mọi người luôn bị trễ hơn deadline đó là nhận việc không đúng với khả năng hoàn thành của mình. Đôi khi do áp lực từ cấp trên hoặc từ khách hàng, bạn có xu hướng đưa ra lời hứa mà chưa thật sự xem xét lại quỹ thời gian mình có. Điều này dẫn đến việc khi vào làm thực tế, dù đã hết sức "vắt chân lên cổ" bạn vẫn không có khả năng đáp ứng được yêu cầu về thời hạn bàn giao hay báo cáo. Chính vì thế, sau đâu là 6 lưu ý nhỏ bạn cần phải nắm khi được giao nhiệm vụ và deadline. 1. Xác định yêu cầu cụ thể Bạn cần làm rõ xem nỗ lực mình sẽ bỏ ra hoặc những phần mình sẽ liên quan chính xác bao gồm những gì để ước lượng thời gian cần thiết cho việc hoàn thành. Nếu có thể, hãy dùng các phần mềm quản lý công việc hoặc Excel để liệt kê chi tiết nhiệm vụ trước khi thiết lập các mốc thời gian mà bạn có thể đáp ứng. 2. Đánh giá mức độ khả thi của deadline Với khối lượng công việc dành cho 30 ngày, bạn sẽ không thể hoàn thành chúng chỉ vỏn vẹn trong 3 ngày. Điều này có thể ảnh hưởng xấu đến hiệu quả công việc của bạn bởi nó thật sự bất khả thi. Vì thế, trước khi nhận deadline hay đề ra mục tiêu cho bản thân với một công việc nào đó, bạn nên xem xét, đánh giá về mức độ khả thi cũng như năng lực của bản thân có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn hay không. Đừng để cho deadline khiến cho bạn trở nên kiệt sức vì khi ấy bạn sẽ không thể hoàn thành tốt các công việc được giao. Hãy cố gắng cân bằng giữa công việc và cuộc sống của bạn. Trước khi nhận deadline, cần đánh giá mức độ khả thi dựa vào khả năng của bản thân (Nguồn: Internet) 3. Tìm kiếm nguồn hỗ trợ đúng đắn Để công việc trôi chảy, bạn sẽ cần đến đồng nghiệp khác hay không, bạn có cần đến các công cụ hỗ trợ cụ thể hoặc bất kỳ một văn bản hướng dẫn nào chăng? Hãy cẩn trọng để đảm bảo bạn không mất thời gian loay hoay cho những việc này khi bắt đầu công việc và lại dẫn đến chuyện chậm trễ deadline. 4. Đề nghị được hỗ trợ khi cần Khó khăn là điều mà bạn không thể tránh khỏi trong quá trình làm việc. Khi ấy, bạn đừng ngần ngại mà hãy chủ động đề nghị để được giúp đỡ. Qua đó, những khó khăn hay rủi ro trong công việc của bạn sẽ được giải quyết một cách thuận lợi, bạn không chỉ sẽ có thêm những kiến thức mới, mà còn có thể hòa nhập một cách tích cực với những mối quan hệ xung quanh mình. 5. Hiểu rõ mọi rủi ro là điều không tránh khỏi Dù lên kế hoạch hoàn hảo đến đâu, mọi rủi ro về việc chậm trễ trong một khâu nào đấy đều vẫn có thể xảy đến. Cho nên, bạn hãy suy nghĩ từ đầu về các phương án hỗ trợ hoặc thay thế nếu mọi thứ không diễn tiến như mong đợi. Ví dụ như nếu ai đó trong nhóm của bạn bị ốm giữa chừng, hãy nghĩ đến ai sẽ là người có thể tạm thay để hoàn thành công việc chẳng hạn. Rủi ro là điều không thể tránh khỏi trong quá trình hoàn thành deadline (Nguồn: Internet) 6. Lên kế hoạch thật chi tiết Mọi công việc khi càng được lên kế hoạch tốt bao nhiêu thì sẽ càng dễ cho bạn về sau bấy nhiêu. Mặc dù việc này có thể khiến bạn mất thêm chút ít thời gian ban đầu nhưng khi càng chia nhỏ các bước bạn sẽ càng có khả năng quản lý tốt hơn cũng như giải quyết suôn sẻ hơn nếu có bất kỳ vấn đề trục trặc nào xảy ra mà ít gây ảnh hưởng đến những phần còn lại. 7. Đặt ra yêu cầu tương tự với những người cùng tham gia nhóm dự án Khi là một mắt xích, tất cả đều cần có bước quay đồng bộ với nhau thì mới đảm bảo được kết quả cuối cùng. Vì vậy, bạn cũng cần yêu cầu những người khác tuân thủ theo deadline của họ để không ảnh hưởng ngược lại đến bạn. Nếu đó là quản lý, hãy lưu ý họ cần phê duyệt đúng thời hạn và nhấn mạnh nếu sếp không phản hồi đúng lúc thì công việc của bạn không thể tránh khỏi bị trì trệ; nếu đó là thành viên đồng cấp trong dự án, hãy luôn nhắc nhở họ theo dõi lịch làm việc và báo cáo chung. 8. Tránh xao nhãng trong quá trình làm việc Khi càng có nhiều deadline, bạn lại càng cần tập trung hơn bao giờ hết. Đừng để bản thân bị xao nhãng bằng việc học cách làm chủ đời sống trực tuyến hoặc tham khảo một số ứng dụng giúp quản lý thời gian cá nhân để chắc chắn rằng não bộ của bạn sẽ không bị chi phối vào những việc ít quan trọng khác. Khi lập deadline, cần lưu ý điều gì? 1. Sắp xếp deadline chồng chéo Thời gian hoàn thành công việc sẽ phụ thuộc vào khối lượng công việc mà bạn đang đảm nhận. Thế nhưng, thỉnh thoảng bạn sẽ gặp phải tình huống nhiều deadline bị trùng lặp lên nhau, nhất là vào những giai đoạn cao điểm của công việc. Vì thế, dựa vào tính chất, yêu cầu của mỗi công việc để hệ thống lại deadline một cách phù hợp với thời gian biểu hơn là điều cần thiết, hoặc lúc này, bạn nên nhờ đến sự giúp đỡ của đồng nghiệp để không phải kiệt sức vì đống deadline. Cần sắp xếp deadline hợp lý để mang lại hiệu quả công việc cao hơn (Nguồn: Internet) 2. Kế hoạch thiếu thực tế Bạn sẽ rất dễ gặp phải tình trạng bản thân cảm thấy kiệt sức và tâm trạng luôn chán nản vì làm việc với một kế hoạch không khả thi hay vượt quá so với năng lực của mình. Điều này có thể sẽ khiến cho bạn không thể hoàn thành công việc đúng thời hạn và kết quả công việc cũng theo đó mà bị ảnh hưởng xấu. 3. Phân chia giai đoạn hoàn thành công việc không phù hợp Việc mất kiểm soát trong theo dõi tiến độ công việc có thể xuất phát từ sai lầm này. Bạn sẽ khó có thể kiểm soát được mức độ hoàn thành của công việc cũng như khó khăn trong việc quản lý nhân viên khi chia giai đoạn deadline không phù hợp. Điều này còn khiến bạn gặp khó khăn hơn và mất nhiều thời gian hơn để xử lý công việc. 4. Không kiên nhẫn trong quá trình làm việc Với mỗi công việc sẽ có mỗi yêu cầu cũng như những đặc thù riêng biệt. Khi làm những công việc đòi hỏi tính chuyên môn cao, deadline là một trong những yếu tố giúp bạn khai phá khả năng tư duy nhạy bén, và những kỹ năng khác trong quá trình thực hiện công việc khiến cho kết quả đạt được khả quan hơn. Trái lại, việc đặt ra deadline ở những công việc đòi hỏi sự kiên nhẫn, tỉ mỉ và nhất quán sẽ làm bạn tốn thời gian mà kết quả mang lại không như mong đợi. Vội vàng trong công việc có thể sẽ gây ra nhiều sai sót không đáng có (Nguồn: Internet) 5. Dựa theo khuôn mẫu của người khác Để làm việc hiệu quả, mỗi người đều có những phương pháp cũng như thế mạnh để tận dụng riêng. Nếu bạn nỗ lực làm việc đúng deadline nhưng lại phụ thuộc vào khuôn mẫu của người khác thì công việc sẽ không được đảm bảo về mặt hiệu quả. Trái lại, khi muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao đúng deadline, yêu cầu bạn phải có chế độ làm việc linh hoạt, sáng tạo cũng như phát huy hiệu quả năng lực bản thân. Vì vậy, bạn phải cân nhắc giữa khả năng làm việc nhóm, năng lực cá nhân và những công cụ hỗ trợ để có thể đặt deadline một cách khả thi cho bản thân. Đúng deadline, tưởng không khó nhưng đôi khi khó không tưởng nếu bạn không thường xuyên tập luyện thói quen và kỷ luật cá nhân. CareerBuilder.vn hy vọng những lời khuyên trên đây sẽ hữu ích với bạn và giúp bạn luôn giữ được hình ảnh chuyên nghiệp trong công việc của mình. CareerBuilder
