Diễn Đàn SEO - vnseo.edu.vn - Để quản lý văn bản đi đến hiệu quả, người văn thư cần lưu ý tới các bước thực hiên sau: 1. Trong công tác lưu trữ văn bản: Văn bản cần được lưu trữ một cách khoa hoc để thuận tiện cho việc lưu trữ, tránh thất lạc thông tin tài liệu: - Tất cả văn bản đi phải được lưu tại văn thư - nơi lấy số văn bản - Văn bản lưu tại văn thư là bản gốc có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. - Văn bản lưu được sắp xếp theo thứ tự đăng ký số hàng năm theo từng loại văn bản. - Nhân viên văn thư có trách nhiệm bảo quản, mở sổ theo dõi và phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng bản lưu theo quy định - Văn thư cần lựa chọn cách phân loại và sắp xếp và tiến hành lưu trữ theo các nguyên tắc đã quy định nhằm thuận tiện cho việc tìm kiếm - Các văn bản thường xuyên sử dụng nên được đặt ở các vị trí thuận lợi - Thường xuyên giải phóng diện tích lưu trữ 2. Quản lý văn bản đi đến - Đối với văn bản đến, cần đối chiếu sổ và kí hiệu ngoài bì và trong bì - Cần xây dựng một quy trình xử lý văn bản đi đến hiệu quả - Giám sát thời gian cũng như toàn bộ tiến trình xử lý văn bản đi đến để nhắc nhở kịp thời người nhận về yêu cầu xử lý văn bản - Văn bản đến cần vào sổ và cập nhật những thông tin cần thiết trước khi chuyển đến người nhận giải quyết. - - Đăng kí văn bản cần đảm bảo chính xác, rõ ràng - Đảm bảo chuyển giao kịp thời tới người nhận - Phân luồng văn bản đến về nội dung, yêu cầu, người chịu trách nhiệm thực hiện hay thời gian thực hiện, độ khẩn,…để đưa ra cách xử lý hiệu quả - Tuân thủ các quy định về các hình thức chuyển phát văn bản Trên đây là một số phương pháp lưu trữ văn bản một cách thủ công, ngày nay với sự phát triển của CNTT, có rất nhiều chương trình phần mềm phục vụ cho công tác quản lý văn bản. Thay vì lưu văn bản tại các tủ hồ sơ cồng kềnh, người ta sẽ lưu văn bản dưới dạng file đính kèm và lưu các tủ hồ sơ trong máy tính sẽ trở nên gọn gàng hơn, việc tra cứu thông tin cũng sẽ nhanh hơn, tình trạng thất lạc thông tin hay thông tin tài liệu bị biến dạng cũng sẽ giảm gần như tuyệt đối. Thật tuyệt vời phải không ạ. Để có thể trải nghiệm một giải pháp phần mềm Quản lý Văn bản như vậy, mời các bạn nghiên cứu và TRẢI NGHIỆM THỬ phần mềm Quản lý Văn bản của hệ thống phần mềm IBOM.
Tôi đã nghe đến phần mềm văn phòng điện tử từ lâu, nay đọc bài viết của bạn dotuan thấy đây là một giải pháp rất hữu ích. Tiết kiệm được nhiều thời gian và các chi phí văn phòng
Bác nguyenthuanht3 nhận xét đúng đó ạ. Có phần mềm quản lý văn bản iBom.Doc vào công việc, sẽ hỗ trợ các bác rất nhiều về các công việc văn phòng. Bác vào dùng thử phần mềm xem có phù hợp với nhu cầu bên bác mong muốn không nhé? Có nhu cầu về phần mềm bác liên hệ lại cho em nhé.
